Hausmeisterkosten in der WEG: Was ist umlagefähig – und was nicht?

Der Hausmeister kümmert sich ums Licht im Keller, kontrolliert die Heizungsanlage, streut im Winter, kehrt den Hof und meldet Schäden. Das ist wertvoll – aber nicht alles davon ist in der WEG-Jahresabrechnung auf alle Eigentümer umlegbar. Wer als Hausverwaltung Hausmeisterkosten pauschal in die Betriebskostenabrechnung schreibt, ohne zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Anteilen zu trennen, handelt angreifbar.

Die Grundregel: Betriebskosten ja, Verwaltungs- und Instandhaltungskosten nein

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert in § 2 Nr. 14, welche Hausmeisterkosten als Betriebskosten gelten und damit umlagefähig sind: die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die dem Hausmeister für solche Arbeiten gewährt werden, die nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen.

Im Klartext: Alles, was der Hausmeister an laufender Pflege und Kontrolle übernimmt, ist umlagefähig. Alles, was er an Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben erledigt, ist es nicht. Diese Trennung muss bei der Abrechnung nachvollziehbar sein – eine Pauschalrechnung ohne Aufschlüsselung ist angreifbar.

Was ist umlagefähig? Konkrete Beispiele

• Treppenhausreinigung und Pflege der Gemeinschaftsflächen (Kehren, Wischen, Eingangsbereiche)
• Winterdienst: Schneeräumen, Streuen von Gehwegen, Zufahrten und Eingangsbereichen
• Gartenpflege: Rasenmähen, Hecken schneiden, Laub beseitigen, Wege kehren
• Kontrolle und Bedienung von Heizungsanlage, Aufzug, Waschmaschinen in der Gemeinschaftswaschküche
• Pflege von Außenanlagen: Reinigen von Gullis, Kontrolle des Spielplatzes, Hofkehrarbeiten
• Regelmäßige Kontrollgänge durch die Anlage und Dokumentation von Auffälligkeiten
• Beaufsichtigung und Annahme von Handwerkerleistungen (nicht die Koordination im Sinne der Verwaltung)

Was ist nicht umlagefähig?

• Reparaturen und Instandsetzungsarbeiten: Glühbirnen wechseln, kleinere Ausbesserungen, Türen justieren
• Schönheitsreparaturen: Wände streichen, Böden ausbessern
• Verwaltungsaufgaben: Erstellen von Protokollen für die Eigentümerversammlung, Korrespondenz mit Eigentümern, Buchführung
• Beauftragung und Koordination von Handwerkern im eigentlichen Sinn (das ist Hausverwaltungsaufgabe)
• Erneuerung von Anlagen oder Bauteilen

Das Kernproblem: Pauschalverträge ohne Leistungsaufschlüsselung

Viele Hausmeisterdienste – besonders kleinere Einzelpersonen – stellen eine Monatspauschale in Rechnung, ohne nach Tätigkeiten aufzugliedern. Das ist für den Hausmeister einfach, für die Hausverwaltung aber riskant. Wenn ein Eigentümer die Betriebskostenabrechnung anficht und fragt, welcher Anteil der Hausmeistervergütung auf Reparaturen entfällt, muss die Verwaltung eine Antwort haben.

Die Lösung ist keine komplizierte Stundenerfassung, aber es braucht zumindest eine nachvollziehbare Schätzung: Wenn ein Hausmeister 80 % seiner Zeit mit umlagefähigen Tätigkeiten verbringt und 20 % mit Reparaturen, dürfen auch nur 80 % seiner Vergütung in die Betriebskostenabrechnung.

Wenn Hausmeisterservice und Reinigung getrennt beauftragt werden

Ein in der Praxis erprobter Weg, um Abrechnungsprobleme zu vermeiden: Hausmeisterservice (Kontrolle, Beaufsichtigung, Koordination) und Reinigungsleistungen (Treppenhaus, Gemeinschaftsflächen, Winterdienst) werden von spezialisierten Anbietern getrennt erbracht und separat abgerechnet.

Der Vorteil: Jede Leistungsart hat ihre eigene Rechnung, ihre eigene Dokumentation und ihre eigene klare Zuordnung zu einem Betriebskostenposten. Die Treppenhausreinigung ist eindeutig § 2 Nr. 9 BetrKV (Gebäudereinigung), der Winterdienst ist § 2 Nr. 8 (Straßenreinigung und Müllbeseitigung), der Hausmeister ist § 2 Nr. 14. Nichts vermischt sich, nichts ist angreifbar.

Was muss in einem ordentlichen Hausmeistervertrag stehen?

Damit eine Hausverwaltung die Hausmeisterkosten sauber abrechnen kann, sollte der Vertrag folgendes regeln:

• Leistungsverzeichnis mit Tätigkeiten, getrennt nach umlagefähig und nicht umlagefähig
• Vergütungsstruktur: entweder getrennte Positionen je Tätigkeitsgruppe, oder eine Pauschale mit prozentualer Aufteilung nach Tätigkeitsart
• Dokumentationspflicht: Wann wird was protokolliert? Wie werden Einsätze nachgewiesen?
• Regelung für Sondereinsätze außerhalb des regulären Leistungsumfangs
• Klar definierte Abgrenzung zu Instandhaltungsaufgaben – was der Hausmeister meldet, aber nicht selbst repariert

Praktischer Tipp: Die Hausmeisterstunden bei der Betriebskostenprüfung

Eigentümer haben das Recht, die Betriebskostenabrechnung einzusehen und zu prüfen. Wenn sie fragen, wieviel der Hausmeister für was bekommen hat, muss die Hausverwaltung antworten können. Eine einfache Aufzeichnung – auch in Stundenblöcken je Tätigkeitsgruppe, monatlich ausgefüllt – reicht in vielen Fällen aus, um Nachfragen souverän beantworten zu können.

Facilio erbringt Reinigungs- und Hausmeisterleistungen für WEG-Anlagen im Münchner Westen immer mit klarer Leistungsdokumentation. Jeder Einsatz wird protokolliert, Tätigkeiten werden je Bereich erfasst – so dass Hausverwaltungen die Betriebskostenabrechnung ohne Nachrecherche erstellen können. Wenn Sie Fragen zu einem konkreten Objekt haben, sprechen Sie uns an.